Fiche 2 sur 5
Relancer et replanifier
Relancer les non-répondants et reproposer un créneau après un refus ou une absence.
5 min
Deux situations différentes, deux réponses différentes. Les confondre fait perdre du temps.
- Relancer : le résident n'a pas répondu. On le repousse.
- Replanifier : le résident a répondu non, ou n'était pas là. On lui redonne une date.
Relancer
Les relances automatiques partent déjà, à un rythme qui dépend du type de rendez-vous :
| Type de RDV | Relances automatiques |
|---|---|
| Créneaux imposés, plages imposées | J-5 et J-2 avant le rendez-vous : la date est attribuée, on rappelle |
| Créneaux au choix, créneaux limités | J+2 et J+5 après l'invitation : rien n'est réservé, on pousse à réserver |
Au-delà, la relance manuelle prend le relais :
- Filtrez sur les rendez-vous En attente.
- Relancez ligne par ligne, ou utilisez le bouton de relance groupée.
Deux comportements à connaître : sur une série complète, la relance d'une ligne est refusée (il n'y a plus de créneau à proposer) et le bouton de relance groupée est masqué pour la même raison.
Replanifier
Quand un résident refuse, il peut indiquer ses disponibilités (« lundi matin, mardi après-midi »). C'est cette information qui rend la replanification rapide.
- Filtrez sur Refusés / Annulés.
- Ouvrez la ligne, lisez les disponibilités indiquées.
- Replanifiez sur un créneau compatible.
Si aucun créneau ne convient, élargissez la période de la série depuis la gestion des dates.
Le cas des créneaux libérés
Sur les séries à créneaux imposés, vous avez pu choisir à la création que les créneaux refusés soient reproposés aux autres résidents du même bâtiment. C'est ce réglage qui évite que chaque refus laisse un trou dans la journée de l'entreprise.
À retenir
- Relance ≠ replanification. Vérifiez le statut avant d'agir.
- Les disponibilités saisies par le résident sont la matière première de la replanification : lisez-les.
- Sur une série pleine, relancer n'a aucun effet : augmentez d'abord la capacité.
Pièges courants
- Relancer manuellement le lendemain de l'invitation, avant même les relances automatiques : le résident reçoit trois SMS en deux jours.
- Replanifier sans lire les disponibilités, et se faire refuser une deuxième fois.
- Oublier d'élargir la période avant de replanifier une série complète.