Fiche 4 sur 5
RDV créneaux limités
Un nombre de places restreint, attribuées au premier arrivé. Pour les permanences et les visites collectives.
4 min
Le résident choisit son créneau, mais parmi un nombre de places volontairement restreint : premier arrivé, premier servi. Par exemple 25 créneaux ouverts pour 100 résidents.
Quand le choisir
- Une permanence : l'entreprise tient un local une journée, les résidents passent.
- Une visite collective ou une réunion d'information à capacité limitée.
- Une opération facultative où vous ne voulez servir que les volontaires.
La différence avec les créneaux au choix tient en une phrase : ici, la rareté est voulue. Vous ne cherchez pas à servir tout le monde.
Prérequis
Une entreprise et un intervenant déclarés, et un projet ouvert.
Créer la série
- Depuis le projet, Nouveau rendez-vous.
- Choisissez le type RDV créneaux limités.
- Renseignez entreprise, intervenant et notation.
- Définissez la période, les créneaux et leur durée : le nombre de créneaux ouverts est ici le paramètre décisif, c'est lui qui fixe la capacité.
- Ciblez large : la plateforme n'invite pas tout le monde d'un coup, elle puise dans cette liste au fil des réservations.
- Programmez le premier envoi, ou laissez partir les premières invitations tout de suite.
Ce qui se passe ensuite
Les invitations partent progressivement, jusqu'à atteindre le nombre de rendez-vous nécessaire. Au premier envoi, la plateforme invite 1,1 résident par place (arrondi au supérieur). Les autres invitations partent une à une, réparties du lundi au vendredi entre 9 h et 18 h sur deux semaines au plus (et au plus tard 2 jours avant le premier créneau), et chacune ne part que s'il reste une place. Le tableau de bord de la série affiche la date d'envoi prévue de chaque invitation en attente.
L'ordre de la file n'est pas celui du tableau : elle alterne les bâtiments, les halls et les étages, chacun servi à proportion de sa taille, pour que les premiers rendez-vous pris représentent toute la résidence. Les résidents sans numéro de téléphone utilisable passent en dernier (un numéro invalide, ou qui a répondu STOP, compte comme absent), et ceux qu'aucun canal ne joint ferment la marche.
La file se réajuste d'elle-même : si vous augmentez la capacité, si un résident refuse ou si vous annulez une invitation, celles qui manquent partent aussitôt pour couvrir de nouveau 1,1 invitation par place restante, et les autres sont réparties à nouveau sur la période d'envoi.
Les résidents réservent jusqu'à épuisement des places. Dès que la série est complète, les invitations qui n'étaient pas encore parties sont annulées : ces résidents ne reçoivent aucun message, plutôt qu'un lien vers une série déjà pleine. Si une place se libère (un désistement, une capacité augmentée), elles repartent automatiquement, tant qu'il reste une place. Si la demande dépasse largement l'offre, vous pouvez augmenter la capacité ou élargir la période depuis le tableau de bord de la série, puis ajouter à nouveau les résidents que vous voulez inviter.
Comme pour les créneaux au choix, les relances automatiques partent après l'invitation (J+2 et J+5). Sur une série déjà complète, la relance manuelle groupée est masquée : il n'y a plus rien à proposer.
À retenir
- La capacité est le réglage central, pas la durée du créneau.
- Une série complète est un succès, pas un incident.
- Les invitations partent au compte-gouttes : personne n'est invité pour découvrir une série déjà pleine.
- Vous pouvez rouvrir des places en cours de route en augmentant la capacité.
Pièges courants
- Confondre avec les créneaux au choix. Si votre objectif est que tout le monde ait un rendez-vous, ce n'est pas le bon type.
- Ne pas annoncer la rareté dans le SMS. Précisez « places limitées » : c'est ce qui déclenche la réservation rapide.
- S'étonner des relances sans effet sur une série pleine.