Fiche 1 sur 2
Envoyer une communication ciblée
Écrire un message, choisir précisément qui le reçoit et suivre sa distribution.
5 min
La communication sert à envoyer un message aux résidents indépendamment de tout rendez-vous : une information générale, un avis de coupure d'eau, une consigne d'accès, un rappel de règlement.
C'est le canal pour tout ce qui n'est pas lié à un créneau.
Prérequis
La communication peut ne pas être activée pour tous les bailleurs. Si l'onglet n'apparaît pas sur votre résidence, c'est une question de droits, pas de configuration.
Créer
- Depuis votre résidence, ouvrez l'onglet Communication.
- Créer une nouvelle communication.
- Rédigez le message, joignez un document si nécessaire.
- Choisissez les destinataires.
- Envoyez immédiatement, ou programmez la date.
Suivre
La liste affiche vos communications avec leur date, leurs destinataires, leur statut (Programmée ou Envoyée), leur message et le document joint éventuel.
Depuis cette liste, vous pouvez dupliquer une communication (très utile pour les messages récurrents), voir le détail ou supprimer.
Le détail d'une communication affiche la liste complète des destinataires avec leurs coordonnées : nom, téléphone, email, bâtiment, hall, étage, appartement. C'est la vue de contrôle : à qui et quand le message a été adressé.
Les personnes en copie
Le bouton Paramètres ouvre les réglages : vous y gérez les personnes mises en copie de vos communications (nom, téléphone, email). Elles recevront une copie de tout ce qui part vers les résidents.
C'est le bon endroit pour mettre le gardien, le chargé d'opération ou le maître d'œuvre en copie systématique.
À retenir
- Dupliquer évite de réécrire les messages récurrents.
- Le détail d'une communication est la preuve de ce qui a été envoyé, et à qui.
- Les personnes en copie sont un réglage de la résidence, pas de chaque message.
Pièges courants
- Utiliser la communication pour un rendez-vous : le résident n'aura ni lien de confirmation, ni suivi de statut.
- Programmer sans vérifier la liste des destinataires dans le détail.
- Oublier de retirer une personne en copie qui a quitté l'opération.