RDV créneaux imposés

Le résident reçoit un rendez-vous à une date et une heure précises : « mercredi 13 mai de 9h à 9h30 ». Il n'a pas de choix à faire, seulement à confirmer.

C'est le type le plus dense : les créneaux s'enchaînent sans trou, ce qui permet de traiter un bâtiment entier dans la journée.

Quand le choisir

• L'intervention est courte et se répète à l'identique dans chaque logement.
• L'entreprise se déplace une seule fois et doit enchaîner porte à porte.
• Vous devez garantir une date de fin d'opération.

À l'inverse, si le taux de présence prime sur la densité, préférez les créneaux au choix.

Prérequis

Une entreprise et un intervenant déclarés sur la résidence, et un projet ouvert.

Créer la série

1. Depuis le projet, cliquez sur Nouveau rendez-vous.
2. Choisissez le type RDV créneaux imposés.
3. Sélectionnez l'entreprise et l'intervenant chargés des interventions.
4. Activez si vous le souhaitez la notation des interventions : chaque résident recevra après son passage un SMS l'invitant à donner une note de 1 à 5 et un commentaire.
5. Définissez la planification : période, créneaux et durée de chaque rendez-vous.
6. Réglez l'enchaînement : consécutif, les rendez-vous se suivent sans chevauchement ; personnalisé, vous fixez vous-même l'intervalle entre deux débuts. L'intervalle personnalisé sert à intercaler un temps de déplacement entre deux logements.
7. Indiquez ce qu'il advient des créneaux refusés : ils peuvent être reproposés aux autres résidents du même bâtiment, ce qui évite de perdre des places.
8. Ciblez les destinataires : laissez vide pour tous les logements, ou filtrez par bâtiment, hall, étage, étiquette.
9. Choisissez l'envoi des invitations : immédiat, ou programmé à une date.

Vient ensuite la personnalisation du SMS, puis le récapitulatif avant validation.

Lire le récapitulatif

Avant de valider, il signale deux cas à traiter :

• les résidents sans téléphone ni email, qui ne recevront rien : vous pouvez télécharger des avis de passage papier pour eux ;
• les invitations prioritaires, envoyées immédiatement même si vous avez programmé le reste.

À retenir

• La durée du créneau et l'enchaînement déterminent combien de logements tiennent dans une journée : c'est là que se joue votre planning.
• Reproposer les créneaux refusés aux voisins du même bâtiment est presque toujours un bon réglage.
• Le résident peut refuser et indiquer ses disponibilités : prévoyez du temps pour les replanifier.

Pièges courants

• Une durée de créneau trop optimiste. Le retard se propage sur toute la journée. Comptez le déplacement entre deux logements.
• Une période trop courte pour le nombre de logements ciblés : il ne restera plus de créneaux pour les résidents en attente. Vous pourrez élargir la période après coup, mais autant viser juste.
• Oublier de vérifier les jours fériés de l'entreprise avant de lancer.

Pour aller plus loin

• RDV plages imposées
• Suivre les statuts